In der heutigen digitalen Arbeitswelt sind E-Mails das wichtigste Kommunikationsmittel im Bewerbungsprozess. Sie sind nicht nur ein Transportmittel für Ihre Bewerbungsunterlagen, sondern auch ein direktes Spiegelbild Ihrer Professionalität, Ihrer Sorgfalt und Ihrer Kommunikationsfähigkeiten. Ein gut formulierter E-Mail-Verkehr kann den Unterschied zwischen einer Einladung zum Vorstellungsgespräch und der Absage machen.
Dieser Artikel ist Ihr Leitfaden, um die E-Mail-Etikette im Bewerbungsprozess zu meistern – vom ersten Kontakt bis zum erfolgreichen Abschluss.
Egal, in welcher Phase Sie sich befinden, diese Grundlagen gelten immer:
Professionelle E-Mail-Adresse: Verwenden Sie eine seriöse E-Mail-Adresse, die Ihren Vor- und Nachnamen enthält (z. B. vorname.nachname@provider.de). Vermeiden Sie Spitznamen oder unprofessionelle Adressen.
Aussagekräftige Betreffzeile: Die Betreffzeile ist entscheidend. Sie muss klar und prägnant sein, damit der Empfänger Ihre E-Mail sofort zuordnen kann. Beispiele:
Bewerbung auf die Position als [Stellenbezeichnung]
Rückfrage zum Vorstellungsgespräch am [Datum]
Terminbestätigung für [Datum, Uhrzeit]
Formelle Anrede: Beginnen Sie Ihre E-Mail immer mit einer formellen Anrede wie Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname]. Wenn Sie den Namen nicht kennen, verwenden Sie Sehr geehrte Damen und Herren.
Korrekte Rechtschreibung und Grammatik: Fehler wirken nachlässig. Lesen Sie Ihre E-Mail immer gründlich Korrektur, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
Professionelle Signatur: Schließen Sie Ihre E-Mail mit einer professionellen Signatur ab, die Ihren vollständigen Namen, Ihre Telefonnummer und idealerweise einen Link zu Ihrem LinkedIn- oder Xing-Profil enthält.
Jede Phase erfordert eine spezifische Art der Kommunikation.
Phase 1: Nach dem Versenden der Bewerbung Wenn Sie keine automatische Eingangsbestätigung erhalten, ist es nicht notwendig, nachzufragen. Wenn Sie jedoch eine kurze E-Mail zur Bestätigung erhalten, können Sie höflich und kurz antworten:
„Sehr geehrte Frau Müller, vielen Dank für die Bestätigung. Ich freue mich sehr über die Gelegenheit und stehe für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.“
Phase 2: Terminabsprache für das Vorstellungsgespräch Reagieren Sie zeitnah auf eine Einladung. Bestätigen Sie den vorgeschlagenen Termin klar und unmissverständlich.
„Sehr geehrter Herr Schneider, vielen Dank für Ihre Einladung. Ich bestätige den Termin gerne und freue mich auf unser Gespräch am [Datum] um [Uhrzeit].“
Phase 3: Der Follow-up nach dem Gespräch Dies ist ein oft unterschätzter Schritt. Eine kurze, höfliche E-Mail innerhalb von 24 Stunden nach dem Gespräch zeigt, dass Sie nach wie vor großes Interesse an der Stelle haben.
„Sehr geehrte Frau Müller, ich möchte mich nochmals für das informative Gespräch am [Datum] bedanken. Das Gespräch hat meinen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen bestärkt. Ich bin davon überzeugt, dass meine Erfahrung in [Bereich] einen wertvollen Beitrag leisten kann.“
Phase 4: Nach der Entscheidung Egal, ob Sie die Zusage oder die Absage erhalten haben, antworten Sie stets professionell. Bedanken Sie sich für die Zeit und das Feedback, was einen positiven und bleibenden Eindruck hinterlässt.
Ungeduld: Senden Sie keine überstürzten Nachfragen. Ein kurzer, höflicher Follow-up ist gut, aber ein Dutzend E-Mails innerhalb weniger Tage wirkt verzweifelt.
Nachlässigkeit: Überprüfen Sie immer den Namen des Ansprechpartners, den Titel der Position und den Namen des Unternehmens. Ein Fehler in diesen Punkten ist fatal.
Zu viel Inhalt: E-Mails sollten kurz und prägnant sein. Vermeiden Sie es, ganze Lebensläufe oder Romane in den E-Mail-Text zu kopieren.
Der Weg zu Ihrem Traumjob ist gesäumt von digitaler Kommunikation. Jede E-Mail bietet Ihnen die Chance, Ihre Professionalität und Ihr Engagement zu beweisen. Eine durchdachte E-Mail-Kommunikation, die auf den Kontext jeder Phase abgestimmt ist, kann Ihren Gesamteindruck erheblich verbessern und Sie von anderen Bewerbern abheben.
Ihre Reise beginnt mit dem ersten Klick auf einer Jobbörse. Eine Plattform wie MyJobsi.de bietet Ihnen den Zugang zu einer Vielzahl von Möglichkeiten. Mit diesen Tipps sind Sie bestens vorbereitet für jede E-Mail, die auf dem Weg zu Ihrem neuen Job folgt.
